اگر تا به حال در یک استارتاپ فعالیت کرده باشید مطمئناً می‌دانید که چنین محیط‌هایی چقدر می‌توانند پر هرج و مرج باشند. مسائل جدید، فرصت‌های جدید و ایده‌های جدید بی خبر در مسیر جریان طبیعی کار قرار می‌گیرند. سرعت کار در چنین محیطی مانند یک ترن هوایی نقاط اوج بسیاری دارد که هیجان را به سرحد خودش می‌رساند. اما این احساسات پس از مدتی تغییر می کنند. سرعتی که در ابتدا به نظر سریع می‌آمد دیگر به شکل سرسام‌آوری کُند محسوب می‌شود. فرصت‌های جدید به نظر تنها یک وقفه هستند؛ و فارغ از سرعتی که این ترن هوایی دارد همیشه دوباره به نقطه اول بر می‌گردد. در محیط‌های استارتاپی، زمانی که اتفاقات زیادی بطور همزمان رخ می‌دهد افراد تیم، هماهنگی خود را از دست می‌دهند و نمی‌توانند کاری از پیش ببرند.
همسوسازی افراد تیم
شخصاً به عنوان یک بنیان‌گذار دست به دامن روش‌های زیادی شده‌ام تا افراد تیم را همراستا نگه دارم. به خاطر دارم که در جلسات روزانه اهداف کوتاه مدت شرکت را برای تیم مرور می‌کردم. حتی بصورت هفتگی مهمترین نکات کاری را بازبینی می‌کردیم و در کنار آن تغییرات کاری اخیر را با همدیگر به اشتراک می‌گذاشتیم.
اما با تمام این اوصاف بارها شده بود که کارمندان قدیمی به من می‌گفتند رشته کار از دستشان در رفته است و نیاز به راهنمایی بیشتر دارند. با گذشت زمان متوجه شدم این حس سردرگرمی میان کارکنان در حال افزایش است. بیشتر اطلاعاتی که در فاصله یک تا دو هفته پیش در جلسات با دقت ارائه کرده بودم سریعاً به دست فراموشی سپرده می‌شدند.
از این نقطه به بعد متوجه شدم که مشکل همسوسازی اعضای تیم تنها با شرح دقیق اهداف کوتاه مدت حل نمی‌شود. موضوع مهم دیگری که وجود دارد غلبه بر گرایش افراد تیم به فراموشی این اهداف در شرایط پر هرج و مرج یک استارتاپ است.
تکرار و تجدید قوا
اگر شرح مأموریت شرکت برای کارکنان نقطه پایان مسئولیت‌های یک رهبر بود همه چیز بسیار ساده‌تر پیش می‌رفت. اما همراستا نگه داشتن به معنای تکرار نکات مهم بصورت روزانه است. یکی از ابزارهای قدرتمند برای این کار استفاده از مانترا است.
مانترا یک عبارت کوتاه و به خاطر سپردنی (حدود سه یا چهار کلمه) است که به صورت مداوم تکرار می‌شود. دلیل قدرتمند بودن مانترا این است که مفاهیم پیچیده را مختصر و ساده‌سازی می‌کند. هر چقدر مانترا کوتاه‌تر باشد احتمال اینکه به خاطر سپرده شود بیشتر است.
در ادامه به سه مفهوم مهمی که مدیران اجرایی نیاز به تکرار آن دارند، می‌پردازیم: رسالت، تمرکز تیم و قواعد اصلی.
۱) رسالت: چه دستاوردی را برای ارائه به مشتریانمان در نظر داریم؟
شما به عنوان یک بنیان‌گذار وظیفه دارید تا ارتباطی عمیق میان اعمال روزانه شرکت و رسالت نهایی آن برقرار کنید. گای کاواساکی از شرکت سرمایه‌گذاری Garage Ventures در این باره باور دارد که شیوه سنتی شرح رسالت در شرکت‌های بزرگ پر از عبارات طولانی است؛ بیش از حدی که بتوان آن‌ها را به خاطر سپرد. یک مانترای سه یا چهار کلمه‌ای که به شرح شیوه خدمات‌رسانی شما اشاره دارد بسیار تاثیرگذارتر است.
همانطور که پیش‌تر به آن اشاره شد دنبال کردن یک مأموریت در مراحل اولیه کارآفرینی مزایای بسیاری دارد. برای شروع ساختار مختصر زیر را پیشنهاد می‌کنم که بیش از حد نیز پیام را ساده نمی‌کند:
به (مشتری هدف) کمک کنیم تا (فعالیت مشتری)
تجربه (فعالیت مشتری) را ده‌ها بار بهبود دهیم
به شکل فوق العاده‌ای (فعالیت مشتری) را ساده تر کنیم
۲) تمرکز تیم: در حال حاضر با چه مواردی موافقت (و مخالفت) داریم؟
به خاطر دارم یک بار یکی از مربیانم به من گفت «مسئله اصلی این است که مسئله اصلی، مسئله اصلی باقی بماند» یا به عبارت دیگر تمرکز تنها با بله گفتن به مواردی که با آن موافقت داریم به وجود نمی‌آید. بلکه لازم است تا به موضوعاتی که در حال حاضر اهمیتی ندارند، نه بگوییم. تمرکز بر روی یک مسئله خاص یکی از سخت‌ترین کارهای یک مدیر اجرایی است و قانومندی و اراده زیادی می‌طلبد.
برای تشخیص حوزه تمرکز تیم باید دغدغه‌های مهم کاری را در نظر گرفت؛ برای مثال هدف‌گذاری یک گروه مخاطب محدود، دقت بر روی یک ویژگی کیفی خاص یا جمع‌آوری اطلاعات از رفتارِ پذیرندگان آغازین(گروهی از مشتریان که پیش از همه به محصول علاقه نشان می‌دهند.) زمانی که موضوع تمرکز تیم را تعیین کردید می‌توانید آن در قالب مانتراهایی مانند نمونه‌های زیر بیان کنید:
اگر این مشکل از (موضوع تمرکز تیم) نیست، باید فعلاً به تعویق بیفتد.
به یاد داشته باشید. تمرکز ما فعلاً بر روی (موضوع تمرکز تیم) است.
روی (موضوع تمرکز تیم) متمرکز شوید.
۳) قواعد اصلی: تصمیمات تیم ما چگونه انجام می‌شوند؟
به عنوان یک بنیان‌گذار از این موضوع آگاه هستم که به عهده گرفتن تمام تصمیمات شرکت امر وسوسه‌انگیزی است. اما با رشد بیشتر شرکت این به امری غیرممکن بدل می‌شود و در مقابل، باید دلیل انتخاب‌هایی که می‌گیرید را مداماً تحت بررسی قرار دهید تا ببینید بر اساس چه قواعدی گرفته شده‌اند.
به اشتراک گذاری این قواعد اصلی با دیگر کارکنان به تیم شما کمک می‌کند. شرکت گوگل این قواعد را در بخش فلسفه وب‌سایت خود (در صفحه درباره ما) مطرح کرده است. شرکت اوبر نیز از قواعد اصلی به عنوان «هنجارهای فرهنگی» یاد می‌کند (البته به دنبال افشاگری‌های سال ۲۰۱۷ این بخش موقتاً تغییر داده شده است.) من هم به تازگی مقاله‌ای را در این باره با عنوان «قواعد تولید محصول در شرکت‌های نوپا» به تحریر در آورده‌ام.
مهم نیست چه نامی برای این قواعد اصلی انتخاب می‌کنید. نکته مهم این است که با ارائه این تعاریف، تصمیمات تیمتان در یک راستا قرار می‌گیرد.
تبدیل مانترا به یک معنا
رهبران خبره حتی پا را یک قدم فراتر از ساخت مانترا می‌گذارند. آن‌ها هر مانترا را به یک معنا بدل می‌کنند. جک ولش از مدیران اجرایی افسانه‌ای شرکت GE تاکید بر این دارد که نقش یک رهبر پیش از هر چیزی «مدیریت معنایی» است؛ اینکه به تمام افراد تیم معنا برساند.
ما به عنوان مدیران اجرایی ارشد تیم دیدگاه موشکافانه‌ای به کسب و کارمان داریم و چیزهایی برای ما واضح به نظر می‌رسند که الزاماً برای دیگران واضح نیستند. در شرایط خاص، ضروری است تا معنای مانتراها را برای کارکنان هجی کنید. یکی از جملات کاربردی در اینگونه مواقع نمونه زیر است:
«معنایی خاصی که از این کلمه برای شما در نظر گرفته شده این است که…»
تیم شما چه مانتراهایی دارد؟
در دنیایی پر از شک و تردید، افراد به قوانینی پایسته برای ثابت قدم ماندن نیاز دارند. با استفاده از مانتراها در مکالمات روزانه‌ای که با کارکنان دارید، تاکید خود را بر روی رسالت، موضوع تمرکز و قواعد اصلی شرکت نشان دهید. آن‌ها را با صدای بلند ادا کنید و در هر فرصت ممکن تکرارشان کنید.
باید اهمیت این موضوع را فراموش نکرد که تکرار، نقشی بسیار حیاتی‌تر از نگاه مرسوم به آن در میان مردم دارد. محمدعلی در این باره گفته است: «تکرار شواهد مثبت به باور می‌انجامد؛ و زمانی که باور به اعتقاد راسخ تبدیل شود به تدریج این اتفاقات در دنیای واقعی رخ می‌دهند.»